Textfassung ab 15.03.2011

VV zu § 50 BeamtStG/§§ 8490 LBG NRW (Personalakten)

1  Inhalt der Personalakte (§ 50 BeamtStG, § 84 Absatz 3 LBG NRW)

1.1  Andere als die in § 50 Satz 2 BeamtStG definierten Personalaktendaten sind nicht in die Personalakte aufzunehmen.

1.2  Keine Personalaktendaten sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen (Sachaktendaten). Zu den Sachakten gehören – neben den in § 84 Absatz 3 Satz 1 LBG NRW genannten Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten – insbesondere:

 

Vorgänge über Ausleseverfahren und Eignungsuntersuchungen, auch wenn die Bewerberin oder der Bewerber bereits Beamtin oder Beamter ist,

 

Vorgänge, die im Zusammenhang mit Personalplanungen, Stellenausschreibungen, Stellenbewertungen oder Geschäftsverteilungen entstehen,

 

Vorgänge, die bei den für die Erteilung von beamtenrechtlichen Ausnahmegenehmigungen zuständigen Behörden entstehen,

 

verwaltungsinterne Kassenanweisungen,

 

Vorgänge über noch nicht abgeschlossene Verwaltungsermittlungen.

Bei Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen ist zu differenzieren:

 

Solche, die sich ausschließlich gegen eine Entscheidung der Beamtin oder des Beamten richten, sind zur Sachakte zu nehmen.

 

Solche, die sich außer gegen eine Entscheidung auch gegen die Person der Beamtin oder des Beamten richten, sind ebenfalls zur Sachakte zu nehmen. Erweist sich die Beschwerde, Behauptung oder Bewertung gegen die Person der Beamtin oder des Beamten als ganz oder teilweise begründet, so ist entweder eine Abschrift von ihr zur Personalakte zu nehmen oder in der Personalakte auf die Sachakte hinzuweisen; in beiden Fällen ist der Personalakte eine Abschrift der abschließenden Verfügung beizufügen.

 

Solche, die sich ausschließlich gegen die Person der Beamtin oder des Beamten richten, sind zur Personalakte zu nehmen, wenn sie sich als ganz oder teilweise begründet erweisen. Andernfalls sind sie zur Sachakte zu nehmen. § 16 Absatz 4 des Disziplinargesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen bleibt unberührt.

 

Auf Antrag der Beamtin oder des Beamten können unbegründete Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen zur Personalakte genommen werden.

 

Anonyme Eingaben sind zu vernichten, sofern sie keinen Anlass geben, Ermittlungen einzuleiten.

1.3  In einer Sachakte enthaltene Personalaktendaten sind mittels Abschrift oder Ablichtung zur Personalakte zu nehmen. Werden Unterlagen zur Personalakte genommen, die auch andere Beamtinnen oder Beamte betreffen, so sind deren personenbezogene Daten unkenntlich zu machen.

2  Führung der Personalakte (§ 50 BeamtStG, §§ 84 Absatz 1, 85 LBG NRW)

2.1  Die oberste Dienstbehörde bestimmt die für die Führung der Personalakte zuständige Behörde. Keine Beamtin oder kein Beamter darf die eigene Personalakte selbst führen.

2.2  Die äußere Form und die Gliederung der Personalakte in Grundakte, Teil- und Nebenakten bestimmen sich nach den dafür geltenden Richtlinien.

2.2.1  Teilakten (s. § 84 Absatz 1 Satz 1 und Satz 2 LBG NRW) sind neben den Beihilfeakten u. a. die Besoldungs- und Versorgungsakten. Für Vorgänge, die nach einem bestimmten Zeitraum wieder aus der Personalakte zu entfernen sind, sind regelmäßig Teilakten anzulegen.

2.2.2  Nebenakten (s. § 84 Absatz 1 Satz 3 LBG NRW) sind aufzulösen und zu vernichten, wenn die Notwendigkeit für ihre Führung nicht mehr besteht.

2.3  Die Führung von doppelten Personalakten sowie die Sammlung von Durchschriften sind mit Ausnahme von Nebenakten unzulässig.

2.4  Soweit Gesundheitszeugnisse, Untersuchungsergebnisse, ärztliche Gutachten sowie Auszüge aus der Krankengeschichte oder ärztliche Äußerungen von ähnlicher Bedeutung zur Personalakte genommen werden dürfen, erfolgt die Aufbewahrung in einem mit dem Hinweis auf den Inhalt versehenen, verschlossenen Umschlag. Jede Einsichtnahme ist auf dem Umschlag mit Grund, Namenszeichen und Datum zu vermerken.

2.5  Personalakten oder Teile von ihnen sind in verschlossenem Umschlag mit der Aufschrift „Personalakten – vertraulich“ zu versenden. Die Bestätigung des Empfanges durch die Empfängerin oder den Empfänger ist sicherzustellen.

2.6  Personalakten sind in Aktenschränken oder in Räumen aufzubewahren, die sicher verschlossen werden können.

2.7  Personalakten sind zu paginieren oder zu foliieren.

2.8  Die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten Beschäftigten sind bei der Beauftragung über die einschlägigen Vorschriften des Beamten-, Tarif-, Straf- und Datenschutzrechts, insbesondere über die Verschwiegenheitspflicht, zu belehren.

3  Anhörung (§ 86 LBG NRW)

3.1  Die Beamtin oder der Beamte ist über die beabsichtigte Aufnahme einer Beschwerde, Behauptung oder Bewertung in die Personalakte schriftlich zu unterrichten und ihr oder ihm ist schriftlich Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

3.2  Soweit sich im Rahmen der Anhörung Zweifel an der Begründetheit der Beschwerde, Behauptung oder Bewertung ergeben und sich diese nicht ausräumen lassen, ist von einer Aufnahme des Vorgangs in die Personalakte abzusehen.

4  Akteneinsicht (§ 87 LBG NRW)

4.1  Die Häufigkeit der Einsichtnahme in die Personalakte kann nur unter dem Aspekt des Missbrauchs beschränkt werden. Eine Dokumentation der Einsichtnahme ist unzulässig.

4.2  Die Personalakte ist in Gegenwart einer oder eines mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten Bediensteten einzusehen. Wird die Personalakte bei einer anderen als der Beschäftigungsbehörde geführt, so soll die Möglichkeit gegeben werden, die Personalakte bei der Beschäftigungsbehörde oder einer anderen geeigneten Behörde einzusehen.

4.3  Besteht die Sorge, dass die Beamtin oder der Beamte bei Einsicht in ärztliche Gutachten und Zeugnisse Schaden an ihrer oder seiner Gesundheit nimmt, so soll die Einsichtnahme unter Beteiligung einer Ärztin oder eines Arztes erfolgen, die oder der die Dokumente bei Bedarf erläutert.

4.4  Hinterbliebene und Bevollmächtigte, die keiner gesetzlichen Pflicht zur Verschwiegenheit unterliegen, sind auf die Vertraulichkeit der Personalakte und ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass sie von der erlangten Kenntnis nur in dem zur Einsicht oder Auskunft berechtigenden Umfang Gebrauch machen dürfen.

5  Vorlage und Auskunft (§ 88 LBG NRW)

5.1  Die Vorschrift regelt die Vorlage bzw. die Auskunft aus der Personalakte an andere Personen und Stellen als die in § 84 Absatz 2 LBG NRW genannten Zugangsberechtigten. Sie erfasst nicht den Datenfluss zwischen Grund- und Teilakte oder Grund- und Nebenakte. Die Rechtmäßigkeit der Übermittlung von Personalaktendaten an personalverwaltende Stellen richtet sich nach § 92 LBG NRW.

5.2  Für die Dauer einer Abordnung kann die Personalakte der Behörde überlassen werden, die die Personalakten für die Beschäftigungsbehörde führt. Bei Versetzungen innerhalb der Landesverwaltung ist die Personalakte an die für die Führung der Personalakten zuständige neue Behörde abzugeben. An einen neuen Dienstherrn soll die Personalakte auf Antrag abgegeben werden, wenn Belange des bisherigen Dienstherrn nicht entgegenstehen. Bei Abgabe der Personalakte ist der Entwurf des Übersendungsschreibens als Sachvorgang abzuheften.

5.3  Die Vorlage der Personalakte an Gerichte und Staatsanwaltschaften richtet sich nach den Spezialvorschriften der einschlägigen Verfahrensgesetze (vgl. § 27 des Gesetzes über das Bundesverfassungsgericht, § 16 des Gesetzes über den Verfassungsgerichtshof für das Land Nordrhein-Westfalen, § 99 der Verwaltungsgerichtsordnung, § 119 des Sozialgerichtsgesetzes, § 30 des Disziplinargesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen, §§ 96, 161, 163 der Strafprozessordnung, § 56 des Arbeitsgerichtsgesetzes, § 273 der Zivilprozessordnung).

Ebenfalls spezialgesetzlich geregelt ist die Einsichtnahme in die Personalakte durch den Petitionsausschuss (Art. 41a der Verfassung für das Land Nordrhein-Westfalen), den Landespersonalausschuss (§ 102 Absatz 2 LBG NRW, § 3 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Landespersonalausschusses) und den Personalrat (§ 65 Absatz 3 des Personalvertretungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen).

5.4  Die schriftliche Mitteilung nach § 88 Absatz 2 Satz 2 LBG NRW hat zeitgleich mit der Auskunft zu erfolgen.

6  Entfernung von Personalaktendaten (§ 89 LBG NRW)

6.1  Neben den in § 89 Absatz 1 LBG NRW sowie in weiteren Tilgungsvorschriften (vgl. § 91 Absatz 2 LBG NRW, § 16 des Disziplinargesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen, § 5 Absatz 3 der Verordnung über die Tilgung von Eintragungen in Personalakten) genannten Unterlagen müssen auch solche Unterlagen aus der Personalakte entfernt werden, die nicht Personalaktendaten i. S. d. § 50 Satz 2 BeamtStG sind. Die Tatsache der Entfernung ist aktenkundig zu machen. Soweit entfernte Unterlagen nicht zu vernichten sind, sind sie zu den Sachakten zu nehmen.

6.2  Andere als die in Ziffer 6.1 genannten Unterlagen dürfen nicht aus der Personalakte entfernt oder durch Streichen, Überkleben, Radieren oder in anderer Weise unkenntlich gemacht werden. Änderungen in den betreffenden Unterlagen sind unzulässig. Auf Fehler oder Entstellungen ist erforderlichenfalls in einem Vermerk hinzuweisen.

7  Verarbeitung und Übermittlung von Personalaktendaten (§ 90 LBG NRW)

7.1  § 90 LBG NRW ermächtigt zur Verarbeitung (§ 3 Absatz 2 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen) von Personalaktendaten in Dateien. Die Systeme sind so auszulegen, dass unerlaubte Weiterverarbeitung über den freigegebenen Umfang hinaus und unerlaubter Datenimport/-export verhindert werden. Bei Betrieb der Personalverwaltungssysteme im Netz ist durch zusätzliche Sicherungsmaßnahmen (Abschottung) zu gewährleisten, dass unerlaubte Ausspähungen nicht erfolgen können. Bei zentraler Speicherung der Personalaktendaten auf Servern sind Maßnahmen zur Funktionsbeschränkung der Systemadministration vorzusehen. Datenübermittlungen sind nur verschlüsselt oder mit gleichwertigen Sicherheitsmaßnahmen zulässig. Archivierte Datenträger mit Personalaktendaten sind sicher aufzubewahren.

7.2  Als Mitteilung der Art der Dateien bei erstmaliger Speicherung ist die generelle Beschreibung der gespeicherten Informationen (z. B. Name, Vorname, Personalnummer) ausreichend.

7.3  Wesentliche Änderung ist die Erweiterung oder Verringerung des Umfangs oder der inhaltlichen Ausprägung der gespeicherten Daten.

7.4  Personalverwaltungsverfahren sind in Bezug auf den gespeicherten Datenumfang, mögliche Verknüpfungen sowie den Funktionsumfang verbindlich und abschließend zu dokumentieren und freizugeben.

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